北京二次元文化创意协会

法人证书、证照、印章、文件、票据管理制度

 

第一条　总则

为规范北京二次元文化创意协会（以下简称“本会”）重要物品管理工作，确保本会各项工作依法合规、权责清晰、优质高效, 根据国家有关法律、法规、规章、规范性文件和本会章程的相关规定，结合本会工作实际制定本制度。

第二条　管理责任

常务副会长是法人证书、证照和公章管理的责任人，秘书长是业务专用章、机构印章、文件和票据管理的责任人，秘书处是法人证书、证照、印章、文件和票据管理的责任部门，责任人和责任部门依照本制度履行相关职责。

第三条　法人证书、证照和印章管理

一、本会法人证书、证照、公章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度，机构印章实行分别管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

二、本会法人证书、证照和公章的使用由常务副会长审批，业务专用章的使用由秘书长审批，机构印章的使用由机构负责人审批。

三、本会法人证书和证照的领用、更换、报废和留档备案等工作，印章的刻制、更换、报废和留档备案等工作，由法定代表人负责。

四、本会法人证书、证照、授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等及其复印件，由秘书处委派专人负责保管，经常务副会长批准后开具，并保留使用记录。开具时应加盖签注章，注明“此件仅用于办理（事由），他用无效”。

五、本会公章由秘书处委派专人负责保管，经常务副会长批准后使用，并保留使用记录。财务专用章由财务负责人负责保管，按财务管理的有关规定使用，并保留使用记录。其他业务专用章由相应业务的负责人负责保管，按相应业务管理的有关规定使用，并保留使用记录。

六、本会内设机构确因开展业务工作所需，有必要刻制机构印章的，须经秘书长批准、单独制定保管和使用规定、向秘书处报备后方可刻制，刻制后按照保管和使用规定自行保管和使用，并保留使用记录。

第四条　文件管理

一、本会行文执行登记制度，由秘书处委派专人负责实施，行文内容实行“谁起草谁校对”的原则。秘书处负责对文件内容进行确认、实施登记、文号编发、报送审批签发、纸质文件承印等工作。

二、本会行文使用两个文号，即“京二协字”和“京二协秘字”。“京二协字”适用于以本会名义发出的正式文件，使用该文号应加盖本会公章并由常务副会长签发；“京二协秘字”适用于本会内部管理、日常业务及事务性工作行文等，使用该文号应加盖秘书处印章并由秘书长签发。

三、本会内设机构对内行文按照机构的简称确定各自使用的内部文号，加盖机构印章并由机构负责人签发；内设机构不得对外行文，对外行公函统一使用“京二协函”函号，经秘书处复核内容、秘书长批准后，加盖机构印章并由机构负责人签发。无机构印章的，经秘书长批准后，由本会代章。

四、来文、来函或通过互联网传达的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档，根据来文来函的保密等级填写文件传阅处理表，报秘书长或其他主要负责人阅批。

五、本会行文或收文应在当年年底按时间顺序统一装订成册，标识年份后逐年归档保存。

第五条　票据管理

一、本会依据法律法规和有关政策的规定，使用财政票据和税务票据时，票据的领用、更换和报废工作由法定代表人负责，保管工作由财务负责人负责，按财务管理的有关规定使用，并保留使用记录。开具票据应当加盖财务专用章。

二、本会票据应当依法实行专用制度，不得擅自更改票据用途、混用或挪作他用。秘书长对票据使用的规范性履行管理责任，法定代表人对票据使用的规范性履行监督责任。

第六条　实体机构管理

本会设立的实体机构，应依法自行向政府主管部门申领各自的法人证书、证照、印章和票据，自行承印各自的文件，自行制定各自的管理制度并向秘书处报备，各自按照报备后的制度履行管理职责，接受秘书处的监督和检查。

第七条　附则

本制度经理事会审议通过后生效，解释权归本会理事会。